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個人情報保護規程

日本消化器病学会個人情報保護規程

平成17年9月6日(理事会承認)
2022年9月9日(同上)

日本消化器病学会では個人情報の重要性を認識し、その収集、利用、管理等について個人情報保護法その他関係法令及びガイドライン等を遵守し、以下の通り適切に取り扱うように努める。

個人情報の定義

「個人情報」とは、日本消化器病学会が設けるWebサイト(以下本サイトと略す)、電子メール、郵送、FAX等により日本消化器病学会(以下本学会と略す)が提供を受けた特定の個人を識別できる情報をいう。

個人情報の収集

本学会は、本学会定款に定めた事業、目的に沿ったサービスの提供等のため、個人情報を学会業務に必要な範囲内で適正な手段により収集する。個人情報を収集する際は、その目的を明示する。

個人情報の利用

本学会は、収集した個人情報を本学会定款第4条に定める事業目的に沿って行うサービスの提供、会員名簿の作成、調査研究および学会の会務を遂行するためのみに利用する。ただし、次のいずれかの場合には取得目的以外に利用または第三者に提供することがある。

  1. 法令の規定に基づく場合。
  2. 提供者の同意がある場合。
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  5. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  6. 本学会定款第4条に定める事業遂行に伴い個人情報取り扱いに関する契約等を結んだ外部委託業者に提供する場合。
  7. その他上記目的に付随する目的が認められる場合。

学会による個人情報の管理

本学会は、収集した個人情報が外部へ漏洩したり、破壊や改ざんを受けたり、紛失することの無いよう個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。その際、以下の保護措置等を実施する。

1. 組織的および人的安全管理措置

1.1 本学会は、職員に個人情報を取扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、組織態勢を適時適切に整備するとともに、職員が個人情報の取扱いに係る規律に従った運用を行うよう、職員に対する必要かつ適切な監督を行う。

1.2 すべての職員に対し、個人情報の保護を徹底させるために、定期的に教育・指導を行う。

1.3 本学会が個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合、適切な指導・監査・監督を行うとともに、機密保持を盛り込んだ委託業務契約を取り交わすこととし、情報漏洩防止に努める。

2. 物理的安全管理措置

2.1 本学会事務局(以下「事務局」という。)は個人情報の取扱区域として厳重に管理する。その際、職員以外の者の立入りを原則として禁止し、本学会業務の遂行上、事務局において作成又は取得等した書類、事務局内の電子機器及び電子媒体等に関わる盗視、盗難、紛失等を防止する。

2.2 上記書類、電子機器及び電子媒体等は、原則としてこれを事務局の外に持ち出さないこととする。ただし、業務の必要上これらを持ち出す必要がある場合は、紛失、漏えい等を防止するため、本学会が定める規定に基づき所定の手続きを経るものとする。

3. 技術的安全管理措置

3.1 個人情報へのアクセス管理(アクセス権限者の限定、パスワードの管理、事務局入退室管理等)を実施する。

3.2 外部からの不正アクセス等防止のための措置(セキュリティソフトの導入等)を実施する。

個人情報の訂正等

本学会は、個人情報の提供者から自己に関する個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加、削除、利用の停止・消去等の申し出がある場合は、個人情報保護法の定めに従って、原則として速やかに対応する。

保有個人情報の開示請求等

本学会は、本人から、本人に関する個人情報に関して開示、訂正等又は利用停止等(以下「開示等」といいます。)の請求がなされた場合には、以下の方針に従って、開示等が適切と本学会が判断した場合に限り、保有個人データの開示等を行うものとする。

  1. 保有個人データの本人開示
     本人は、本学会が保有する、本人に関する保有個人データの開示を請求することができる。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことがある。

    1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    2)本学会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3)他の法令に違反することとなる場合

  2. 保有個人データの訂正等

    2.1 本人は、本学会が保有する、本人に関する保有個人データの内容が真実でないと考える場合には、当該保有個人データの訂正、追加又は削除(以下「訂正等」といいます。)を請求することができる。

    2.2 当該請求を受けた本学会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行った結果、当該保有個人データ内容が誤りでない場合、又は利用目的達成のため訂正等が必要でないと本学会が判断した場合は、訂正等を行わないことがある。

  3. 保有個人データの利用停止等

    3.1 本人は、本学会が保有する、本人に関する保有個人データが、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得された場合、又は本人の同意がない等正当な理由なく第三者に提供された場合、当該保有個人データの利用停止又は消去(以下「利用停止等」という。)を請求することができる。

    3.2 当該請求を受けた本学会は、その請求に理由があることが判明したときは、その是正に必要な限度で、遅滞なく、利用停止等を行う。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合は、これを行わず、これに代わるべき措置を講ずることがある。

  4. 開示等請求の手続き
    保有個人データの開示等を請求する本人は、以下に定める必要事項を明記し、本学会事務局まで申請を行う。尚下記の本人確認ができる書類等が必要となる

    1)以下の項目を明記した書類〔A4様式随意〕
     ① 本人の氏名及び氏名と一致する印鑑の押印
     ② 本人の住所
     ③ 本人確認書類の区分(次のいずれか一つ)
      ⅰ 本人の住民票
      ⅱ 運転免許証
      ⅲ 旅券
      ⅳ 健康保険証
      ⅴ マイナンバーカード
     ④ 請求事項
     ⑤ 請求理由(訂正請求の場合は、訂正に係る正しい情報)
     ⑥ 代理人の場合は、代理人の氏名及び氏名と一致する印鑑の押印
     ⑦ 代理人の住所

    2)本人確認書類(上記1)の③)の写し。ただし、本人の住民票については、写し原本

    3)返信用封筒(送付先住所として住民票等本人確認書類上に記載の住所)

    4)代理人による請求の場合は、代理権を証する書面(法定代理人の場合には戸籍謄本等、任意代理人の場合は委任状)

Webサイトにおける扱い

本サイトでは、クッキ−(cookies)は利用していない。 また、本サイトでは、会員への有用な情報・サービスを提供するために他のWebサイトへリンクを貼っているが、リンク先での個人情報の安全確保に関しては本学会では一切責任を負わない。

個人情報保護規程の変更について

予告なく本個人情報保護規程を変更することがある。本個人情報保護規程の変更は、理事会において議決する。変更後は本サイトおよび日本消化器病学会雑誌に速やかに公表する。 なお、本学会が収集した個人情報に対しては、常に最新の個人情報保護規程が適用され、このような変更はいかなるものであれ、本サイトに掲載された日より効力を発揮する。

問い合わせ窓口

本個人情報保護規程またはその取扱いに関する問い合わせ及び苦情等については、下記の担当窓口で受け付ける。
担当窓口連絡先:日本消化器病学会事務局長(事務局長が欠ける場合は事務局次長もしくは本学会理事長が定める代行者)

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